Trải qua rộng 100 năm, trên sao cho tới giờ vẫn Gantt Chart vẫn là một trong những phương pháp lập kế hoạch phổ cập và có ích nhất trong việc làm chủ dự án?

*

Sơ vật Gantt (hay còn được gọi là sơ đồ ngang Gantt, biểu đồ dùng Gantt giỏi Gantt Chart) là loại sơ vật dụng để trình diễn các công việc, sự kiện theo thời gian. Sơ vật sẽ có 2 phần chính: trục tung biểu đạt tên các quá trình và trục hoành thể hiện các mốc thời gian cho những quá trình ấy. Nhìn vào một sơ vật dụng Gantt, bạn dễ ợt nắm bắt được những thông tin của từng đầu quá trình và của cả dự án.

Bạn đang xem: Sơ đồ gantt

Chính bởi cách bố trí thông tin đơn giản và dễ dàng mà lại rõ ràng, trực quan yêu cầu nó đã trở thành công cụ hữu dụng để đồ mưu hoạch, lên timeline tiến hành hoặc quản lý tiến độ dự án.

Khởi điểm của sơ đồ dùng Gantt

Cuối trong thời hạn 1800, kỹ sư người cha Lan Karol Adamiecki đã phát triển sơ vật dụng luồng công việc trực quan nhưng mà ông hotline là “harmonogram“.

Vào khoảng năm 1910, Henry Gantt, một nhà tư vấn và kỹ sư thống trị đã chuyển khái niệm của Adamiecki lên tiến độ tiếp theo. Ông kiến thiết biểu đồ nhằm người giám sát sản xuất biết liệu công việc của bọn họ được triển khai trước hay sau thời hạn và đó chính là nền tảng của khí cụ mà chúng ta sử dụng ngày nay.

Doanh nghiệp bạncó cần tớimột sơ thứ Gantt không?

Sơ đồ dùng Gantt bao gồm thanh ngang được sử dụng để minh họa dòng thời hạn của dự án hoặc công việc. Mỗi thanh đại diện cho một cách trong các bước với độ lâu năm là biểu thị lượng thời gian mà cách đó đề nghị để hoàn thành.

Sơ vật dụng Gantt là 1 lựa chọn tốt nếu như chúng ta cần:

Trực quan vén ra một kế hoạch dự án và cái thời gian: Sơ đồ dùng Gantt tốt nhất có thể trong vấn đề hiển thị những công việc sẽ được thực hiện, thời hạn thực hiện và theo sản phẩm công nghệ tự nào, tạo thành sự ví dụ trong kế hoạch và thời hạn của dự án.

Phối đúng theo nhiều bên liên quan: Thông thường, nhiều bọn sẽ thao tác trên những phần không giống nhau của một dự án cùng một lúc. Biểu thiết bị Gantt cung cấp cho bạn ánh mắt về toàn bộ các phần tử chuyển cồn tại ngẫu nhiên thời điểm rõ ràng nào và lúc nào nên gửi tiếp các bước cho fan tiếp theo.

Ước tính thời hạn và cân nặng công việc: đến dù thao tác làm việc một mình hay cùng tập thể, biểu thiết bị Gantt cho biết bạn nên bao nhiêu thời gian và nguồn lực có sẵn nhân sự để rất có thể phân xẻ tài nguyên và thu xếp thời hạn phù hợp.

Gantt chart là vẻ ngoài đơn giản tốt nhất của một lịch trình dự án, là công cụ cân xứng nếu bạn có nhu cầu cung cấp cho nhân viên cấp dưới và đối tác doanh nghiệp một bạn dạng tóm tắt toàn diện về lịch trình dự án.

*

Tại sao sơ vật Gantt lại trở nên phổ biến đến thế?

Vì những ưu điểm của nó

Sơ vật Gantt là phương thức hoàn hảo để lập chiến lược cho đông đảo dự án: phù hợp với những công việc đơn giản, không nhiều chồng chéo cánh nhau, thuận tiện xây dựng với làm cho những người đọc dễ nhận biết các bước và thời gian thực hiện của các công tác; thấy rõ tổng thời gian thực hiện các công việc.

Quản lý cùng lúc nhiều thông tin

Chỉ với phương thức trình bày dễ dàng gồm 2 trục thao tác chính, Gantt chart giúp đỡ bạn nắm được rõ các thông tin cần thiết của một dự án: ai là người phụ trách thực thi, thời điểm bắt đầu và thời hạn hoàn thành của công việc, mối quan hệ giữa một quá trình với toàn cục tiến độ dự án.

⇒ bí quyết thể hiện nay trực quan, đơn giản nhưng rất dễ hình dung và mau lẹ nắm được các thông tin chính.

Nâng cao năng suất

Các thông tin về người triển khai công việc, quy trình thực hiện các bước được ra mắt công khai, giúp từng cá nhân hiểu được sự quan trọng đặc biệt của từng đôi mắt xích vào dự án. Bài toán này giúp những thành viên dữ thế chủ động hoàn thành các bước bởi họ đọc rằng: sự chậm chạp của mình chắc chắn là sẽ tác động tới tiến độ tiến hành của thành viên khác và của cả dự án.

⇒ Sự dữ thế chủ động trong quá trình và trả thành quá trình với lòng tin trách nhiệm là một yếu tố thúc đẩy gia tăng năng suất.

Sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả

Giản đồ Gantt cung cấp cho người quản lý, lập kế hoạch dự án có một chiếc nhìn tổng quan liêu về dự án. Điều này hỗ trợ cho họ biết phân phối các bước sao mang đến hiệu quả, đảm bảo an toàn các nguồn nhân lực được sử dụng phù hợp và tối ưu.

⇒ tiêu giảm tình trạng quá mua công việc, bảo vệ chất lượng dự án

*

Tuy nhiên, Gantt chart lại có một vài nhược điểm

Phụ nằm trong vào cấu trúc phân phân chia đã được xây dựng

Trong thực tế, giả dụ nhà thống trị cố cầm cố tạo cấu trúc phân chia công việc cùng cơ hội với bài toán xây dựng Gantt chart, bọn họ có nguy cơ phải làm lại cục bộ lịch biểu dự án công trình - nếu như có nào đó bị bỏ sót, thời lượng bị mong tính sai, hoặc một sai trái nào kia khó đo lường và tính toán được đến.

Chỉ vận động tốt với các dự án nhỏ

Khi thời lượng với tác vụ kéo dài qua một trang, Gantt chart bắt đầu mất dần tác dụng của nó, vì sẽ khá khó để xem một dự án công trình tổng quan trên màn hình máy tính. Đồng thời bài toán phải update thường xuyên cũng khiến nhà thống trị mất các thời gian, quan trọng đặc biệt với hồ hết dự án lên tới hàng trăm đầu việc.

Hơn nữa, biểu đồ gia dụng Gantt không làm giỏi trong việc mô tả sự phức tạp. Ví dụ: trường hợp một cột mốc có rất nhiều nhiệm vụ quan trọng để dứt và mỗi nhiệm vụ đó có những nhiệm vụ phụ, biểu đồ gia dụng Gantt ko thể bộc lộ được điều này. Vì nguyên nhân này, các nhà làm chủ dự án tránh việc chỉ phụ thuộc biểu đồ Gantt cho nhu cầu quản lý dự án.

Sơ thứ Gantt ko làm xuất sắc với việc xử lý các ràng buộc của dự án công trình .

Điều này là do giữa trung tâm chính của sơ thứ Gantt là thời gian.

Có 3 ràng buộc cơ bạn dạng trong một dự án: Thời gian, giá cả và phạm vi. Giá thành và phạm vi đầy đủ sẽ ko thể biểu hiện được trên một sơ thứ Gantt. Đồng thời cũng khó nhận ra được rất cần phải ưu tiên thực hiện công việc nào nếu như sơ thiết bị có không ít các quá trình đan xen, tiếp tục nhau.

*

*

Cách vẽmột sơ thứ Gantt trong quản lý dự án

Sơ vật Gantt truyền thống được tạo bằng phương pháp vẽ tay khôn xiết công phu, mỗi khi dự án có thay đổi thì cũng cần phải sửa đổi hoặc vẽ lại. Điều này đã tạo ra một tiêu giảm lớn so với việc vận dụng Gantt chart. Tuy nhiên với sự ra đời của sản phẩm tính và các phần mềm, biểu đồ dùng Gantt ngày nay hoàn toàn có thể được khởi tạo, cập nhật và in ra một bí quyết dễ dàng.

Bước 1: khẳng định các đầu mục quá trình cần thiết

Việc đầu tiên mà bạn phải làm sẽ là liệt kê tất cả các đầu mục quá trình cần thiết để triển khai dự án. Để xác định được các đầu mục công việc, hãy để ý đến về mục tiêu mà dự án bạn nên đạt, nhờ vào vậy kế hoạch mới thực sự mang lại sự hiệu quả. Sau khoản thời gian có các danh sách công việc, chúng ta hãy khẳng định thời gian nhanh chóng nhất bước đầu dự án và thời gian ước tính nhằm thực hiện.

*

Bước 2: khẳng định mối quan hệ giữa các công việc

Một trong những tiện ích của sơ thứ Gantt là nó màn trình diễn được quan hệ giữa các công việc. Sau khoản thời gian có đầu mục công việc, khoảng thời gian thực hiện, hãy xác định xem quá trình nào cần phải kết thúc mới hoàn toàn có thể thực hiện được quá trình kia. Những hoạt động phụ ở trong này được call là những công việc “tuần tự” hoặc “tuyến tính”.

Những quá trình khác đã “song song” – tức là chúng có thể được triển khai cùng thời gian với những công việc khác. Càng nhiều các quá trình song song thì quy trình dự án của người sử dụng càng được rút ngắn.

Xem thêm: Top 10 Cảng Lớn Nhất Việt Nam HiệN Nay, Top 10 Cảng Biển Lớn Nhất Việt Nam

Xác định đều nhiệm vụ song song với tuần tự vào dự án. Ngôi trường hợp trọng trách này dựa vào nhiệm vụ khác, hãy lưu ý mối quan hệ giữa chúng. Nó giúp bạn có thâu tóm sâu dung nhan hơn về phong thái tổ chức dự án và giúp ích khi ban đầu mô tả kế hoạch trình vận động trên biểu đồ.

Trong biểu thiết bị Gantt, có bố mối quan tiền hệ tại chính giữa các trách nhiệm tuần tự:

Finish to Start (FS) – Nhiệm vụ FS ko thể bước đầu trước lúc nhiệm vụ trước kia (và liên quan) kết thúc. Chúng bước đầu sau.

Start khổng lồ Start (SS) – Nhiệm vụ SS không thể ban đầu cho đến khi nhiệm vụ trước đó bắt đầu. Chúng bắt đầu sau.

Finish lớn Finish (FF) – Nhiệm vụ FF ko thể xong xuôi trước khi nhiệm vụ trước kết thúc. Chúng ngừng sau.

Ngoài ra còn loại thứ tư, Start to Finish (SF), siêu hiếm.

Bước 3: trình diễn sơ vật dụng Gantt

Vậy là bạn đã sở hữu các dữ liệu cần thiết, tiếng là lúc trình diễn sơ đồ. Bạn cũng có thể vẽbằng tay, Excel hoặc áp dụng các phần mềm vẽ sơ vật dụng Gantt chuyên nghiệp hóa như: Gantto, Microsoft Project, dechehoisinh.vn Wework...

Ngoài ra có một vài công cụ được thiết kế dựa bên trên đám mây, tức là bạn với nhóm hoàn toàn có thể truy cập tài liệu từ bất kỳ vị trí nào. (Nó mang lại lợi ích rất đôi khi thảo luận, buổi tối ưu hoá và báo cáo dự án.)

*

Một dự án công trình khá phức tạp được trình diễn trên Excel

Bước 4: update tiến độ dự án

Khi dự án của công ty di chuyển dọc theo biểu đồ gia dụng nghĩa là nó vẫn tiến triển. Mặc dù trong thời hạn triển khai dự án, đã xảy ra không hề ít sự cụ đổi. Lấy một ví dụ như quá trình A cần xong để quá trình B tiến hành thế nhưng các bước A lại không xong, vậy phải kiểm soát và điều chỉnh tiến độ ra làm sao để bảo đảm chúng không ảnh hưởng đến toàn bộ dự án. Liên tiếp theo dõi và cập nhật các chuyển đổi để bạn có những điều chỉnh kịp thời. Điều này còn hỗ trợ bạn cập nhật thông tin về chiến lược cho nhóm của bản thân và đơn vị tài trợ.

Hướng dẫn phương pháp vẽ sơ đồ gia dụng Gantt vào Excel

1. Sẵn sàng dữ liệu

Để bổ sung cập nhật thêm bỏ phần Thực hiện dự án, bọn họ sẽ thêm cột % completion (tỷ lệ trả thành) vào bảng Thực hiện (actual), bên cạnh đó thêm mục Days completed (số ngày sẽ thực hiện) vào Data Preparation trong đó:

Nếu Project timeline (thời gian dự án) mang đến mục Plan thì sẽ không tính Days completedNếu Project timeline là Actual thì Days completed = % completion * Days

Mục đích là để biết được thực tiễn đã hoàn thành bao nhiêu % so với tiêu chuẩn. Bảng tài liệu sau khi xong sẽ như sau:

*

2. Quá trình vẽ biểu thiết bị Gantt Chart

#1 Tạo new 1 biểu đồ

Trong thẻ Insert trên thanh công cụ, lựa chọn Chart/ Bar/ Stacked Bar

*

#2 Nạp dữ liệu vào biểu đồ

Trong thẻ Chart Tools (bấm vào biểu thứ vừa tạo ra sẽ xuất hiện thẻ Chart tools bên trên thanh công cụ) chọn mục Design, lựa chọn tiếp Select Data

*

Trong Chart data range: chọn vùng dữ liệu nạp vào Chart:

*

Thêm 1 vùng dữ liệu nữa là Start date: vào phần Legend Entries (series) bấm Add

*

Tiếp theo bọn họ sẽ đổi khác thứ tự cho Start date chuyển lên trước mục Days trong Legend Entries và Edit lại mang lại mục Horizontal (category) Axis Labels. Hoàn tất cách này họ sẽ thu được biểu vật dụng như mặt dưới:

*

#3 sắp xếp thứ từ của task

Trong biểu đồ vật trên chúng ta thấy các Task đang bố trí thứ tự ngược so với hy vọng muốn. Vì đó bọn họ sẽ bố trí lại thứ tự này bằng cách:

Bấm vào tên các Task vào biểu đồ

Trong cửa sổ Axis Options bấm chọn mang lại mục Categories in reverse order

*

#4 Chỉ bảo quản phần biểu thứ số ngày tiến hành cho những task

Trong biểu đồ gia dụng trên, phần tô greed color chính là phần số ngày triển khai cho các Task, còn phần đánh màu kim cương là tính từ mốc bắt đầu. Mốc này được Excel tự động gợi ý. Vì thế mục đích của chúng ta khi vẽ biểu đồ vật Gantt chart để làm chủ tiến độ dự án đó là chỉ hiển thị trường Số ngày tiến hành các Task.

Để ẩn phần tô màu sắc vàng, bọn chúng ta nhấp chuột phải vào thanh biểu đồ, lựa chọn Format Data Series, trong mục Fill lựa chọn No fill, mục Border chọn No Line

*

#5 chuyển đổi khoảng thời hạn của biểu đồ

Khi vẽ biểu đồ dạng này, Excel sẽ auto gợi ý cho bọn họ về khoảng tầm thời gian. Mặc dù nhiên lưu ý này không phải lúc nào cũng chính xác. Do đó bọn họ sẽ cần điều chỉnh lại khoảng thời hạn này cho giáp với dự án công trình mà chúng ta theo dõi.

Tuy nhiên khi bọn chúng ta nhấn vào vào mục Ngày trong biểu thứ thì thấy:

Mục đích của chúng ta là biến đổi sang:

Nhập 2 thời buổi này vào vị trí bất kỳ trong Sheet, tiếp đến format cells đến 2 địa chỉ đó bên dưới dạng General chúng ta sẽ thấy giá bán trị ngày này được hiển thị dưới dạng nhỏ số. Nhập 2 số này vào phần bên trên ta được:

*

#6 quan sát và theo dõi tỉ lệ chấm dứt công việc

Để hoàn toàn có thể theo dõi tỷ lệ hoàn thành các bước thì họ phải biểu diễn phần Days completed vào trong biểu đồ với lồng vào trong phần Days. Để làm cho được điều này bọn họ sẽ thêm 1 đối tượng người dùng vào biểu đồ gia dụng đó đó là Error Bar

Bấm loài chuột vào biểu trang bị và chọn trong thẻ Chart Tools/ kiến thiết / địa chỉ Chart Element / Error Bars / More Error Bar Options

*

Khi chọn More Error Bar Options sẽ xuất hiện thêm mục Add Error Bars dechehoisinh.vnd on Series: tức là Excel ước ao hỏi bọn họ sẽ thêm dữ liệu Error Bar tính đến vùng tài liệu nào. Ở đây họ sẽ chọn mang đến Start date.

Trong mục Format Error Bars tùy chỉnh thiết lập như sau:

Direction lựa chọn Plus

End syle chọn No cap

Error Amount chọn Custom/ Specify Value và chọn tới vùng Days Completed (vùng O4:O9)

Sau đó chúng ta sẽ định hình hiển thị cho vùng này như sau:

Chọn color (color): đề nghị chọn màu bao gồm độ tương làm phản cao đối với màu đã hiển thị bên trên biểu đồ

Chọn độ rộng (width): phụ thuộc vào độ rộng lớn của vùng biểu đồ để chọn tương ứng thế nào cho Error Bar vẫn chèn lên toàn thể vùng biểu thứ gốc

Kết quả sau thời điểm sử dụng Error Bar như sau (trong biểu đồ tiếp sau đây đã chuyển màu Working days là màu sắc vàng, Error bar (day completed) color xanh)

*

Như vậy là bọn họ đã tất cả thể xong xuôi được biểu đồ làm chủ dự án (hay có cách gọi khác là Gantt chart – biểu đồ quản lý tiến độ dự án).

Excel có phải là lựa chọn tốt nhất cho Gantt chart? Có phần mềm vẽ sơ vật dụng Gantt nào tiện nghi và đúng chuẩn hơn không?

Khi lựa lựa chọn 1 công nạm để sinh sản sơ đồ gia dụng Gantt, thông thường sẽ sở hữu được 3 lựa chọn: Excel, phần mềm vẽ Gantt chart siêng dụng, phần mềm quản lý dự án với module Gantt chart.

Excel là công cụ thông dụng nhất vì chưng tính linh động và gần gũi với fan dùng. Ưu điểm bao gồm của nó là khả năng thiết lập dễ dàng. Mặc dù mặc mặc dù là công cụ không còn xa lạ nhưng Excel lại sở hữu những nhược điểm rất lớn:

Giao diện khá cồng kềnh. Mất thời gian để tạo thủ công bằng tay ra một dự án kể cả đơn giản và dễ dàng hay phức tạp. Gần như hướng dẫn trên chỉ là công việc cơ bản, để biến tài liệu bảng tính thành một phương tiện theo dõi dự án trực quan lại thì tín đồ dùng cần những kỹ năng quan trọng và trình độ chuyên môn hơn.

Một điểm yếu kém khác là chúng nên được cập nhật tiến độ thủ công mỗi khi phần nhiều thứ thay đổi trong quy trình thực hiện dự án. Điều này khiến nhà làm chủ và nhân viên mất đi tính linh động vì không có khả năng truy cập Excel đa số lúc mọi nơi.

Mỗi lần update phải báo cho mọi người biết vì không tồn tại tính năng thông báo.

Phần mượt vẽ sơđồ Gantt chuyên sử dụng cũng là một trong tùy chọn hợp lý, được thiết kế với có công năng riêng giành riêng cho việc này yêu cầu nó được cho phép bạn tạo thành sơ vật cho toàn bộ các nhiều loại dự án. Tuy nhiên mọi chuyện đã chỉ giỏi đẹp khi tạm dừng ở giai đoạn lập planer của dự án. Khi quản lý các hoạt động và nhiệm vụ, nhà thống trị sẽ đề nghị chuyển lịch sự một nền tảng gốc rễ hoặc công cụ khác ví như giao tiếp, dàn xếp về unique kết trái của mỗi nhiệm vụ,.. Rất khó để cố kỉnh được nguồn thao tác làm việc thực sự của group là làm việc đâu.

Một phần mềm quản lý dự án tích hợp bối cảnh Gantt chart là một trong những lựa chọn lôi kéo và thích hợp với nhà quản lí lý chính vì nó hỗ trợ tất cả những công cụ bạn cần để làm chủ dự án từ đầu đến cuối.

Ngoài tự động hóa hiển thị công việc dưới sơ thiết bị Gantt, nhà làm chủ có thể theo dõi dự án công trình dưới nhiều góc nhìn khác như Kanban, Checklist,... Mỗi mắt nhìn lại có những ưu nhược điểm, thể hiện được không ít insight không giống nhau.

*

Một sơ vật dụng Gantt được vẽ từ độngtrên phần mềmquản lý dự án dechehoisinh.vn Wework

Các ứng dụng này cho phép người sử dụng tạo một dự án phức hợp với rất nhiều công việc bé dại bên trong những nhiệm vụ. Việc cập nhật dự án cũng thuận tiện và nhanh chóng.Một công dụng cực kỳ có lợi là ứng dụng sẽ gửi thông tin ngay lập tức đến những người liên quan đến dự án mọi khi có nắm đổi.Một số phần mềm còn tích hợp giải pháp chat nội bộ.

*

Người dùng rất có thể trao đổi trực tiếp bên dưới mỗiđầu việc trên sơ thiết bị Gantt

Các phần mềm này đềukhông tốn yếu và cung ứng giao diện đám mây thân mật với người dùng, rất có thể sử dụng trên cả máy vi tính và đồ vật di động.

Xem Review cụ thể Top 15 ứng dụng quản lý quá trình và dự án tốt nhất hiện nay.

Trong số các ứng dụng quản lý công việc và dự án cực tốt hiện nay,dechehoisinh.vn Wework là công cụtích hợp không thiếu thốn các tài năng Lập kế hoạch - Giao câu hỏi - theo dõi và quan sát tiến độ công việc - reviews - report tự động.

Với dechehoisinh.vn Wework, quá trình luôn được theo dõi gần kề sao trong bất kỳ thời gian nào, cho dù bạn đang ở đâu, có đang sử dụng laptop hay năng lượng điện thoại. Đó đó là công nghệmà bạn cần đầu tư chi tiêu nếu ước ao thức thời với công nghệ 4.0 trong doanh nghiệp.

Để được TƯ VẤN và thử nghiệm TRẢI NGHIỆM TÍNH NĂNGxem ứng dụng dechehoisinh.vn Wework có tương xứng với nhu cầu của công ty bạn xuất xắc không, hãy đk miễn giá tiền ngayTẠI ĐÂY.